Anwesenheit dokumentieren

Zur Einhaltung der AZAV bestehen Auditor*innen auf einer täglichen Dokumentation der Anwesenheit. Diese wird traditionell als Unterschriftenliste geführt, bei der die Teilnehmer*innen täglich persönlich unterschreiben müssen. Eine solche Liste verschwendet nicht nur Papier und Zeit, sondern birgt auch das Risiko des Verlusts. 

1. Dokumentation der Anwesenheit

In AZAV Pilot dokumentieren die Dozent*innen die Anwesenheit täglich digital und können auch noch eine Bemerkung (z.B. “15 Minuten verspätet”) hinzufügen.

2. Unterschrift Anwesenheit

Um der Anforderung einer regelmäßigen Unterschrift gerecht zu werden, generiert AZAV Pilot am Ende des Monats beziehungsweise der Maßnahme automatisch ein PDF, welches digital vom Bildungsträger und dem/der Teilnehmer*in unterschrieben wird. Abschließend wird es automatisch in AZAV Pilot in der digitalen Kundenakte abgelegt und kann jederzeit im Audit abgerufen werden.

Sobald das PDF erstellt wurde, erhält der Bildungsträger eine E-Mail mit dem Link zum Dokument bei Yousign, einer digitalen Signaturlösung. Er/Sie klickt auf den Link in der E-Mail und muss dann das komplette Dokument bis nach unten scrollen um sicherzustellen, dass es auch wirklich gelesen wurde. Erst dann ist eine digitale Signatur möglich, die immer “Handschriftlich” (per Maus oder auf dem Handybildschirm) erfolgen muss. Nach Unterschrift durch den Bildungsträger durchläuft der/die Teilnehmer*in den gleichen Prozess.

Für Teilnehmer*innen, die über keine E-Mail-Adresse verfügen oder denen das technische Verständnis fehlt, kann der Unterschriftenprozess auch aus der Software heraus veranlasst werden, sodass diese dann vor Ort an einem Laptop oder Tablet unterschreiben können.

Validierung der Unterschriften / Revisionssicherheit

Die unterschriebenen Anwesenheitsprotokolle werden zur Verifizierung der Echtheit und zum Schutz vor nachträglichen Änderungen von Yousign digital signiert, was durch Sie oder Ihre*n Auditor*in in Adobe Acrobat Reader nachvollziehbar ist. Wie in dem Screenshot unten sichtbar, ist das Dokument “Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig” (blauer Balken über dem eigentlichen Dokument). 

Sie können jederzeit auf eine der beiden Signaturen klicken und sehen, dass das Dokument nach Anbringen der Zertifizierung nicht verändert wurde und die Unterschrift gültig ist.

Sie können sich das oben genannte Beispieldokument gerne jederzeit hier herunterladen.