Dokumentation der Anwesenheit

Die Dokumentation der Anwesenheit von Teilnehmern mit einem Bildungsgutschein ist entscheidend, um die Einhaltung der Vorgaben und Anforderungen der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters sicherzustellen.

Tools zur Dokumentation

Im Folgenden stellen wir Ihnen mehrere Optionen vor, wie Sie die Anwesenheit dokumentieren können:

Anwesenheitsliste:

• • Erstellen Sie eine tägliche Anwesenheitsliste für jeden Kurs oder jede Maßnahme.
  • Die Liste sollte Datum, Namen der Teilnehmer, Uhrzeit (Beginn und Ende) und einen Platz für Unterschriften enthalten.
  • Lassen Sie jeden Teilnehmer bei Ankunft unterschreiben.
  • Vorteil: Auditsicher; Für alle Teilnehmer*innen geeignet 
  • Nachteil: Viel Papier; Geht schnell verloren; Überblick über Fehlzeiten nur schwierig zu erlangen

Fotodokumentation:

• • In einigen Fällen kann eine Fotodokumentation (z.B. ein Gruppenfoto zu Beginn des Kurses) als Nachweis dienen.
  • Vorteil: Sehr schnell durchführbar
  • Nachteil: Schwer mit Datenschutzbestimmungen vereinbar

Kursleiter/Trainer-Berichte:

• • Der Kursleiter oder Trainer kann tägliche oder wöchentliche Berichte anfertigen, in denen die Anwesenheit festgehalten werden.
  • Vorteil: Geht selten verloren; Kann auch im Nachhinein noch erstellt werden
  • Nachteil: Wird oftmals von den Fachkundigen Stellen, dem Kostenträger oder dem AMDL sehr kritisch hinterfragt und eventuell nicht akzeptiert

Digitales Tool:

• • Nutzen Sie ein digitales Tool oder eine Software wie AZAV Pilot, um die Anwesenheit zu verfolgen. 
  • QR-Codes oder RFID-Karten können ebenfalls zur automatischen Erfassung der Anwesenheit verwendet werden.
  • Vorteil: Schnelle Dokumentation; Kann nicht verloren gehen; Übersicht über gesamte Anwesenheit einfach möglich; Automatische Erinnerung der Kursleiter bei fehlender Dokumentation

  • Nachteil: Kursleiter müssen extra geschult werden

Überlegungen zur Anwesenheitsdokumentation

Bevor Sie sich für eine der Lösungen entscheiden, sollten Sie sich über die folgenden Aspekte Gedanken machen:

1. Aufbewahrung:

   • Bewahren Sie alle Anwesenheitsdokumente ordnungsgemäß und übersichtlich auf, um bei Bedarf Nachweise gegenüber der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter erbringen zu können.

2. Datenschutz beachten:

   • Achten Sie darauf, dass Sie bei der Dokumentation und Speicherung von Anwesenheitsdaten die Datenschutzbestimmungen einhalten. Informieren Sie die Teilnehmer darüber, wie ihre Daten verwendet und gespeichert werden.

3. Klare Richtlinien und Kommunikation:

   • Stellen Sie sicher, dass sowohl die Teilnehmer als auch das Personal klare Richtlinien und Verfahren zur Meldung und Dokumentation von Anwesenheit haben.
   • Kommunizieren Sie die Wichtigkeit der Anwesenheitsdokumentation und die damit verbundenen Anforderungen des Bildungsgutscheins.

4. Regelmäßige Überprüfung:

   • Überprüfen Sie regelmäßig die Anwesenheitsdaten, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben eingehalten werden und um eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Durch eine sorgfältige und systematische Dokumentation der Anwesenheit können Sie sicherstellen, dass Sie den Anforderungen des Bildungsgutscheins gerecht werden und gleichzeitig einen klaren Überblick über die Teilnahme und den Fortschritt Ihrer Teilnehmer haben.

Dokumentation der Anwesenheit in AZAV Pilot

Die Dokumentation der Anwesenheit in AZAV Pilot kann sowohl am Computer als auch auf dem Handy schnell und unkompliziert erledigt werden. So können Sie mit einem Knopfdruck alle Teilnehmenden als anwesend eintragen, Atteste hochladen und Bemerkungen wie “15 Minuten verspätet” notieren.